Veranlassung
In den Planungsabteilungen der LMBV (Brandenburg und Ostsachsen) sind zur Realisierung der Aufgaben große Mengen an Unterlagen erstellt worden. Diese Unterlagen liegen teil-weise im Fachbereich oder in zentra-len Archiven bei RHENUS.
Zielstellung ist es, die Unterlagen vom Planer nach einer tabellarischen Vor-gabe für die Archivierung vorzuberei-ten. Bereits archivierte Unterlagen werden aus den Archiven zurückge-holt und es erfolgt eine Kontrolle zu den Akteninhalten. Akten, welche zur Beendigung der Bergaufsicht benötigt werden, sind einer neuen Archivier-ung zuzuführen. Unterlagen, deren Ablauffrist nach Beendigung der Bergaufsicht endet, werden zur Ver-nichtung vorbereitet.
Zielstellung/Aufgabenrealisierung
- Abholung der Unterlagen von der LMBV (Altunterlagen RHENUS, Neuunterlagen vom Planer)
- Sichtung aller Bestandsunterlagen
- Aussortierung doppelter Unter-lagen
- Erstellung Archivliste nach Vor-schrift
- Projektzuordnung nach Projek-tstrukturen der LMBV
- Tabellarische Inhaltsverfassung in Kurzform
- Aktenvorbereitung zur Akten- und Karton-Barcode-Vergabe durch die LMBV
- Rückführung der Unterlagen in Kar-tons entsprechend Neuarchivierung bzw. Vernichtung
- Übergabe der Auflistungen in digitaler Form
Ergebnis
Die IPROconsult führt die Archivier-ung von Unterlagen auftragsbezogen seit 2015 durch. Ab 2020 werden diese Leistungen kontinuierlich durch langjährige Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter der LMBV, durchgeführt. Erforderliche Kenntnisse in den Pro-jektstrukturen und den Projektunter-lagen sind bei den Mitarbeitern vor-handen, wodurch im Ergebnis Ein-sparpotentiale durch die LMBV erzielt werden.
Im Ergebnis sind bei der Neuarchi-vierung die Anzahl der Ordner um ca. 30 % zurückgegangen, da Dopp-lungen und nicht benötigte Unter-lagen aus dem Planer-Bestand aus-sortiert wurden.
Lausitzer und Mitteldeutsche Bergbau-Verwaltungsgesell-schaft mbH (LMBV mbH)
Aufbereitung, Prüfung und Sichtung von Archivunterlagen,
Aufbereitung Unterlagen in
Vorbereitung der digitalen
Archivierung
Reiner Vogt
Lorita Sauermann
Arite Lemke
2015 - 2020
2021 - 2025
